domingo, 12 de octubre de 2014

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (2a parte)

(si quieres ver la primera parte del post clicka aquí)




Una vez ya hemos analizado nuestros proyectos e incluso haber trabajado un KANBAN en un tablero fisico, estamos en condiciones de adentrarnos en TRELLO y empezar a trabajar en equipo con el.


Lo primero sera que todos los miembros del equipo creen su cuenta en TRELLO indicando su email y contraseña. Esta servirá para otras plataformas donde podemos utilizar TRELLO (Iphone, Android, Windows Mobile, etc).

Hecho el ejercicio de identificar los proyectos del equipo y plasmados en un Plan de Acción, podemos empezar a crear nuestro tablero virtual en TRELLO. Destacar que considero importante, identificar un líder en el equipo que marque pautas uso en el sistema de manera que exista una coherencia y orden los tableros de trabajo. Recordemos que el objetivo de hacer fluir los proyectos.

Me gusto la explicación que vi en un vídeo respecto a la filosofía de Trello, haciendo un paralelismo con una calle, una casa, y habitaciones. Estos son los niveles en los que puedes trabajar en TRELLO, donde la calle seria la Organización (entendido como un grupo de proyectos), una casa seria un tablero de KANBAN, y una habitación seria una lista.

Tu puedes estar invitado en una casa y entonces podrás ver todas las habitaciones de la casa, pero si quieres estar informado de todos los cambios que se producen en esa habitación te tienes o te tienen que suscribir. De alguna manera si estas suscrito estas responsabilizado a "limpiar" la habitación,en este caso de proyectos y de traspasar a otra habitación el caso.



En este vídeo podéis ver algunas de las principales posibilidades que nos ofrece TRELLO. En este caso concreto se presenta un proyecto que tiene diferentes listas definidas en función de la necesidad. Por defecto nos encontraremos las listas To do , Doing, y Done, que seria la formula más básica de gestionar un proyecto en diversas fases de flujo.

Pensad en vuestro proyecto por ejemplo en RRHH y elaborad diferentes listas (columnas) en función de las fases por las que pasa un proyecto.

Una vez creadas estas listas (columnas) ya podéis crear las etiquetas (tareas), a las que podéis asignar a diferentes miembros del equipo que consideréis que deben mantener esa tarjeta. Es posible que al pasar esa tarjeta otra lista (columna) se deba cambiar al subscriptor y se deba añadir otro de nuevo. Esto no quiere decir que otros miembros del grupo no puedan ver todo lo que contienen las tarjetas, pero el que esta suscrito recibe información si se produce un cambio.

Una tarjeta puede contener mucha información:

  • Fecha de finalización prevista (deadline)
  • Un fichero adjunto
  • Comentarios (como si fueran emails o un chat)
  • Una votación
  • Un checklist
  • Etiquetas de colores (que se pueden definir para por ejemplo identificar prioridades)

Aquí tenemos una etiqueta de ejemplo donde podemos ver toda la información que puede contener una tarjeta.

(Por ahora dejo aqui el post de hoy, y continuamos en la 3a parte con TRELLO)

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